INSTITUTO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA ALIMENTARIA – INTAL

Itagüí – Antioquia – Colombia

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

REGLAMENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
(Anexo 6.21 del GE-P-002)

El INSTITUTO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA ALIMENTARIA “INTAL” es una entidad sin ánimo de lucro, constituida legalmente como FUNDACIÓN, con domicilio principal en la Carrera 50G Nº 12 Sur -91 del Municipio de Itagüí, Departamento de Antioquia, República de Colombia y para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nº 1377 de 2013, relativos a la protección de datos personales, expide el siguiente reglamento para su adecuado tratamiento, en cumplimiento de las normas legales y de la filosofía de nuestra fundación.

Lo consignado en el presente reglamento constituye una clara aplicación de la normatividad relativa a la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente la información suministrada voluntariamente por nuestros visitantes, clientes, empleados, exempleados, contratistas y proveedores, entre otros.

Nuestra fundación obtiene de diferentes maneras información sobre datos personales. Al suministrar o enviar cualquier tipo de información personal, se entiende y se asume que su titular ha aceptado que la misma sea utilizada de acuerdo con el presente reglamento. En el evento que dicha información personal fuere utilizada para otros propósitos, ésta deberá estar amparada dentro de las excepciones que prevé la normatividad, o deberá contar con una autorización previa y expresa del titular de dicha información.

CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Estas políticas son elaboradas en aplicación de las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, en el artículo 15 de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 y las sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011 y demás normas vigentes y concordantes sobre la materia.

2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este reglamento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que la compañía obtenga, conserve, maneje y suministre dentro del giro ordinario de su actividad comercial y solo para fines pertinentes al desarrollo del objeto social de la compañía.

3. OBJETO. Este reglamento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo, suministro y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza la FUNDACIÓN INTAL, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

4. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581de 2012 se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar acabo el tratamiento de datos personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
e) Datos sensibles: Se entiende por tales, aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Dato público: Es aquel que no sea privado o sensible.
g) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

5. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por la fundación en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por la fundación debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
b) Legalidad. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de este reglamento deben sujetarse a lo dispuesto en este reglamento.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin su previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular obtener de la fundación en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o a terceros autorizados.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de la FUNDACIÓN INTAL se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN ESPECIAL

1. AUTORIZACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el tratamiento del dato personal se requiere la autorización previa y expresa del titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

No será requerida la autorización en los siguientes casos:

1.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
1.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
1.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
1.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos y/o científicos.
1.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

2. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

En lo que respecta a las cámaras de video-vigilancia y equipos similares donde se recopilen registros audiovisuales (incluyendo datos biométricos) del personal de La FUNDACIÓN INTAL y/o de los visitantes de sus instalaciones, la fundación dispone de AVISOS en el área de ingreso a la edificación, en los cuales se pone en conocimiento de los titulares del dato la existencia del sistema de videovigilancia y el aviso de privacidad; de manera que sí voluntariamente deciden ingresar a las instalaciones de la fundación, se entenderá tal conducta como un hecho inequívoco de AUTORIZACIÓN para la recolección y tratamiento de sus datos personales.

CAPÍTULO III
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la fundación, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

1. Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano.

1.1. Tratamiento de datos en el proceso de vinculación laboral: la FUNDACIÓN INTAL deberá informar anticipadamente a las personas interesadas en participar en un proceso de selección para vincularse como empleado de la compañía a las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección, y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a sus datos personales.

Cuando la fundación contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

La finalidad del tratamiento de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de personal en la fundación y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a: (i) clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales, (ii) entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección, (iii) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de la fundación, (iv) en caso de que la fundación contrate plataformas basadas de tecnología en la nube, los datos podrían ser transferidos a los países donde estén los centros de datos del servicio y entregados al tercero encargado del tratamiento de los datos personales, y (v) cumplir con las obligaciones legales de la fundación.

La FUNDACIÓN INTAL podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

1.2. Tratamiento de Datos durante la relación laboral: La FUNDACIÓN INTAL Informará las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministren los colaboradores y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a sus datos personales.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en la FUNDACIÓN INTAL el uso diferente de los datos e información personal de los colaboradores solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la fundación evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los empleados de la fundación, son: (i) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, (ii) clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales, (iii) entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, (iv) verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados, (v) en caso de que la fundación contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vi) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (vii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la fundación, (viii) envío de información a las entidades de la seguridad social (ix) entrega de datos personales a proveedores para programas de bienestar laboral, y (x) envío de información de interés. (xi) circulación de los datos con aliados comerciales, tales como TECNAS S.A., CI TALSA., ALICO S.A., entre otros; con el fin de que estos comuniquen información de interés y realicen invitaciones a sus campañas, promociones y eventos.

La FUNDACIÓN INTAL podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el empleado se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

2. Tratamiento de datos personales de proveedores: La FUNDACIÓN INTAL informará a los proveedores las políticas aplicables al tratamiento de los datos personales que estos suministren en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a dicha información.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los proveedores de la fundación, son: (i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores, (iv) consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (v) envío de información de interés y de invitaciones a campañas, promociones y eventos programados por la fundación o sus aliados comerciales (vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que la fundación contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vii) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (viii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la fundación, y (ix) entrega de los datos personales a terceros a quienes se les encargue el tratamiento de los mismos, (x) circulación de los datos con aliados comerciales, tales como TECNAS S.A., CI TALSA., ALICO S.A., entre otros; con el fin de que estos comuniquen información de interés y realicen invitaciones a sus campañas, promociones y eventos.

3. Tratamiento de los datos personales de los clientes (efectivos y potenciales), aliados, colaboradores y visitantes de las instalaciones de la FUNDACIÓN INTAL: La compañía informará a sus clientes, aliados, colaboradores y visitantes, las políticas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministren en cumplimiento de la relación precontractual, contractual y poscontractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a dicha información.

Las finalidades de la entrega de los datos personales suministrados a la fundación, son: (i) ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación, (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, (iii) analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada, (iv) consultar en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (v) envío de información de interés y de invitaciones a campañas, promociones y eventos programados por la fundación o sus aliados comerciales (vi) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos, en caso de que la fundación contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vii) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (viii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la fundación y (ix) entrega de los datos personales a terceros a quienes se les encargue el tratamiento de los mismos. (x) circulación de los datos con aliados comerciales, tales como TECNAS S.A., CI TALSA., ALICO S.A., entre otros; con el fin de que estos comuniquen información de interés y realicen invitaciones a sus campañas, promociones y eventos.

4. Tratamiento de Datos Personales de los Fundadores, miembros de Juan Directica y demás colaboradores de la FUNDACIÓN INTAL. La fundación informará las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que aquellos suministren y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del tratamiento a sus datos personales.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los Fundadores, miembros de la Juan Directica y demás colaboradores, son: (i) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas, (ii) clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales, (iii) entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, (iv) verificar, comparar, evaluar las competencias del personal, (v) en caso de que la fundación contrate plataformas basadas en tecnología en la nube, los datos podrán ser transferidos a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio, (vi) en caso de utilizar esta tecnología, podrá entregar los datos personales al proveedor quién actuará como encargado del tratamiento de los mismos, (vii) emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la fundación, (viii) envío de información a las entidades de la seguridad social, (ix) envío de información de interés y de invitaciones a campañas, promociones y eventos programados por la fundación o sus aliados comerciales (x) manejo y administración documental de la relación del titular del dato con la fundación, (xi) Conocer a quien se debe reportar información financiera de los resultados de la operación del negocio, o cualquier otra información significativa para los fundadores, (xii) registrar las cuentas de los fundadores, para el desarrollo de los movimientos de dinero propios del negocio, según estatutos y acuerdos de junta directiva y asamblea de fundadores, (xiii) administración de la relación legal, contractual o estatutaria entre la fundación y el titular del dato, (xiv) consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, (xv) consultar en las listas para la prevención y el control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (xvi) circulación de los datos con aliados comerciales, tales como TECNAS S.A., CI TALSA., ALICO S.A., entre otros; con el fin de que estos comuniquen información de interés y realicen invitaciones a sus campañas, promociones y eventos.

La FUNDACIÓN INTAL podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el empleado se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole

5. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general: La recolección de datos de personas naturales que la FUNDACIÓN INTAL trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta política. Para el efecto, previamente la FUNDACIÓN INTAL informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

6. Tratamiento de datos personales relacionados con sistemas de video-vigilancia, circuitos cerrados de televisión (CCT) y similares: La edificación de la FUNDACIÓN INTAL, cuenta con un sistema de video-vigilancia con circuito cerrado de televisión, que permite el registro de video en tiempo real de personas y cosas. La FINALIDAD de este sistema es exclusivamente la seguridad de las instalaciones, equipos y del personal que circula por la edificación. En efecto, el sistema de video-vigilancia se orienta al monitoreo de áreas de trabajo críticas, equipos de alto costo o que generan riesgo (equipos de laboratorio, cavas y calderas), almacenamiento de sustancias controladas, áreas de acceso a la edificación y zonas de circulación. Los registros contenidos en los videos podrán servir de prueba para procesos (técnicos, disciplinarios, administrativos, etcétera) internos de la fundación, trámites administrativos, requerimientos de autoridades públicas, procesos judiciales y actuaciones extrajudiciales en general. AUTORIZACIÓN: En las zonas de ingreso a la edificación, la FUNDACIÓN INTAL, dispone de AVISOS, en los cuales se pone en conocimiento de los titulares del dato la existencia del sistema de videovigilancia y el aviso de privacidad; de manera que sí voluntariamente las personas deciden ingresar a las instalaciones de la fundación y/o circular por estas, se entenderán dichas conductas como un hecho inequívoco de AUTORIZACIÓN para la recolección y tratamiento de sus datos personales, conforme la finalidades antes indicadas. RECOLECCIÓN DE REGISTROS AUDIOVISUALES: Se realiza a través de las cámaras instaladas en la edificación de la FUNDACIÓN INTAL, concretamente dos (2) exteriores (dispuestas en los accesos) y once (11) interiores. Dichos registros se graban y almacenan en un DVR dispuesto en las oficinas de la fundación. DISPONIBILIDAD DE LOS VIDEOS EN DVR o BASE DE DATOS: El sistema graba y elimina de forma automática y segura el video, de manera que los registros solo están disponibles durante veinte (20) días corrientes en el DVR, contados desde su grabación. SEGURIDAD DE ACCESO A LOS VIDEOS: Solo cuatro (4) personas, todas empleadas de la FUNDACIÓN INTAL tienen acceso a los registros audiovisuales obtenidos con las cámaras, ellas son: 1. Director (a), con acceso a todas las cámaras y todos los registros, 2. Administrador (a), con acceso a todas las cámaras y todos los registros, 3. Sistemas – Técnico IT, con acceso a todas las cámaras y todos los registros y 4. Recepción, con acceso a cuatro (4) cámaras. El acceso a los registros del sistema de video-vigilancia se realiza por medios digitales a través de USUARIO y CLAVE DE ACCESO, restringido a las personas antes indicadas.

SOLICITUDES (PQR) y PROCEDIMIENTO: Las consultas, peticiones, quejas y en general cualquier solicitud o ejercicio de los derechos consagrados en favor de los titulares de los DATOS PERSONALES, se canalizará a través del TÉCNICO IT (SISTEMAS) y será resuelta por el DIRECTOR (A) de la FUNDACIÓN INTAL. El tiempo de respuesta a la solicitud será de quince (15) días hábiles, contados a partir de la radicación de la solicitud, la cual a su vez deberá contener lo siguiente: identificación (nombre completo y cédula) del interesado, datos de contacto (dirección, teléfonos y correo electrónico), petición clara y expresa, relación de hechos en que fundamenta su petición, documentos que resulten pertinentes para la solicitud, en los eventos donde se solicite copia de un registro fílmico, deberá indicarse el día especifico, la hora y minuto aproximado y la zona donde se efectúo la grabación y el DVD para la copia. La petición que no reúna esos requisitos será inadmitida dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su presentación, para que subsane o corrija las falencias de su solicitud. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las copias de los registros fílmicos serna entregados a los interesados peticionarios en DVD. Cuando se pretendan obtener imagines que comprendan a terceros diferentes del peticionario, la misma será entregada, previa edición de la imagen de estos (anonimización mediante imagen borrosa o fragmentada), salvo que se trate de imágenes que puedan constituir pruebas de hechos delictivos, caso en el cual, existe un deber legal para la FUNDACIÓN de conservar la integridad del material para ser entregado a las autoridades competentes. En los eventos que la petición se oriente exclusivamente al suministro de copias de los videos, el interesado deberá diligenciar y presentar el formato implementado por la FUNDACIÓN INTAL para el efecto.

El Titular de los datos personales además de los derechos que en su favor contempla la Ley 1581 de 2012, también se encuentra facultado para solicitar la supresión de sus imágenes, en la medida que no exista un deber legal o contractual que impida tal supresión. La solicitud de supresión, así como cualquier otra reclamación que se adelante ante los responsables y Encargados del Tratamiento, deberá realizarse de acuerdo al procedimiento establecido por los artículos 15 y 16 de la Ley 1581 de 2012.

7. Reglas comunes al tratamiento de datos biométricos. La FUNDACIÓN INTAL en los casos que debe recolectar información BIOMETRICA, tales como huellas dactilares, registros gráficos y audiovisuales, entre otros; advierte a sus titulares que no están en la obligación de suministrarlos de conformidad con lo prescrito en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. No obstante, amparados por del literal a) del mencionado artículo, la FUNDACIÓN INTAL. podrá solicitar su autorización expresa para darle tratamiento con el fin de verificar la identidad del titular, cumplir obligaciones legales y contractuales y promover la seguridad al interior de nuestra compañía.

CAPITULO IV
DERECHOS Y DEBERES

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la fundación, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la fundación, en su condición de responsable del tratamiento.
c) Ser informado por la fundación, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por las presuntas infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

2. DEBERES DE LA FUNDACIÓN INTAL: De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la fundación deberá cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o su presión de los datos.
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el Artículo 14 de la Ley 158 de 2012.
e) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad legítima.
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

La FUNDACIÓN INTAL en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de datos personales, publica para los interesados el siguiente procedimiento:

1. El titular del dato y/o su representante, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. En caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá presentarse por escrito, sea este físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. Dicha solicitud podrá dirigirse a las oficinas ubicadas en la carrera 50 G Nº 12 Sur -91, del municipio Itagüí, Departamento de Antioquia, o al correo electrónico administrativo@52.90.31.0.

La fundación podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

Para consultar acerca de la información relacionada con los procedimientos el titular puede presentarse en las oficinas de la fundación ubicadas en la carrera 50 G Nº 12 Sur -91, del municipio Itagüí, Departamento de Antioquia, comunicarse al teléfono (4) 2855275 ext. 108, o al correo electrónico antes indicado, o en la página web www.intal.org.

3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
4.1. Nombre completo del titular del dato personal y de sus representantes o apoderados especiales.
4.2. Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del dato. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la fundación proceda como responsable del tratamiento de la base de datos a dar respuesta oportuna y completa a la misma.
4.3. Dirección física y/o electrónica para efectuar las notificaciones a que hubiere lugar.
4.4. Documentos que soportan la solicitud, conforme lo indicado en los numerales anteriores.
4.5. Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.

Si no se cumpliere con alguno de estos requisitos, la FUNDACIÓN INTAL. así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de habeas data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. La FUNDACIÓN INTAL podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.

La FUNDACIÓN INTAL, cuando sea responsable del tratamiento de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará la fundación cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

La FUNDACIÓN INTAL documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

Para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos, en la forma ahora consignada.

CAPITULO VI
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la fundación adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. La fundación mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y los sistemas de información.

CAPÍTULO VII
DISPOSICIONES FINALES

1. RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de la fundación, está radicada en cabeza de todos sus empleados y directivos.

En consecuencia, al interior de las áreas que den tratamiento a datos personales, se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento del presente reglamento, atendiendo su condición empleados y dependientes de la FUNDACIÓN INTAL responsable del tratamiento de los datos personales, contenidos en los sistemas de información y en las bases de datos de la fundación.

2. PROHIBICIONES ESPECIALES: En desarrollo de este reglamento, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

2.1. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de la fundación.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de la fundación será considerado como una falta grave en el desempeño del cargo, que podrá estructurar una justa causal para la terminación unilateral del contrato de trabajo por parte de la fundación y sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que hubiere lugar.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con la FUNDACIÓN INTAL, será considerada como causa grave para dar por terminado el contrato respectivo y sin perjuicio de las acciones adicionales a que hubiere lugar.

2.2. La FUNDACIÓN INTAL prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales; salvo que se encuentre previsto como una de las finalidades del tratamiento de los datos personales, o que se obtenga el consentimiento del titular del dato.

2.3. La FUNDACIÓN INTAL prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus padres o representantes legales.

3. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. Las bases tendrán una vigencia de veinte (20) años, contados a partir de la obtención del respetivo dato.

4. PUBLICACIÓN. Esta política se publica a los 17 días del mes de junio de 2019, en el sitio web de nuestra empresa www.intal.org y en nuestras oficinas.

5. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS. Esta política entra en vigencia a partir de su publicación.

“FUNDACIÓN INTAL”

CAROLINA MARIA URREA UPEGUI
Representante Legal